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Der Ablauf im Inkassoverfahren funktioniert in mehreren, sinnvollen Schritten, die aufeinander aufbauen. Damit ist der Aufbau aller Maßnahmen in der Verfolgung offener Posten absolut effizient. Zugleich ist der Ablauf im Inkasso aber auch recht kleinteilig, sodass wir in diesem Blogbeitrag sozusagen einen Blick hinter den Vorhang wagen und skizzieren, wann welche Schritte anstehen und warum.
Grundsätzlich lässt sich der Ablauf im Inkasso in vier Großbereiche einteilen, die gewissermaßen die Makrostruktur im professionellen Forderungsmanagement abbilden:
- Vorgerichtliches Inkasso
- Gerichtliches Mahnverfahren
- Nachgerichtliches Forderungsmanagement & Zwangsvollstreckung
- Titelüberwachung & Schuldnermonitoring
Innerhalb dieser vier Hauptabschnitte, in denen Forderungsmanagement stattfindet, bauen dann wiederum kleinere Einheiten aufeinander auf. Zusammengenommen ergeben alle Einzelleistungen dann den gesamten Ablauf im Inkassoverfahren.
Ablauf Inkassoverfahren: Vorgerichtliches Mahnwesen
Jedes Inkassoverfahren startet normalerweise vorgerichtlich. Das bedeutet, dass Inkassomandanten ihre offene Forderung an den Inkassodienstleister übergeben. Diese Fallübergabe ins Inkasso kann ein betriebliches Mahnwesen mit einer Zahlungserinnerung vorgeschaltet sein, auch wenn das rechtlich nicht notwendig ist.
Ausschlaggebend für die Übergabe offener Posten an einen Inkassodienstleister sind allein zwei Faktoren: Die Forderung muss (1.) in Verzug sein und darf (2.) nicht bestritten sein. Solange diese beiden Kriterien erfüllt sind, steht dem Inkassoauftrag nichts entgegen.
Die vorgerichtliche Bearbeitung im Ablauf des Inkassoverfahrens sieht dann zwei schriftliche Inkassomahnungen vor. Mit diesen Mahnschreiben wird dann die Bearbeitung des offenen Postens durch das beauftragte Inkassobüro angezeigt und die Forderung wird geltend gemacht. Ebenfalls im vorgerichtlichen Inkasso angesiedelt sind dabei Ermittlungsarbeiten, etwa, wenn Adressdaten nicht mehr aktuell sind. Dann braucht es eine Adressermittlung, damit Inkassomahnungen überhaupt zugestellt werden können.
Wird eine offene Forderung im vorgerichtlichen Stadium realisiert, leiten Inkassounternehmen den offenen Posten an den Auftraggeber weiter und der Fall wird abgeschlossen. Über die Hälfte aller Forderungssachen profitieren hier von extrem guten Erfolgsquoten im Inkasso! Lässt sich die Angelegenheit vorgerichtlich nicht abschließen, steht der Übertritt ein gerichtliches Mahnverfahren auf der Agenda: Das Forderungsmanagement geht in die nächste Phase über.
Ablauf im Inkassoverfahren: Gerichtliches Mahnverfahren
Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren wird die Beitreibung einer Forderungsangelegenheit im Ablauf Inkassoverfahren sozusagen offiziell. In einem zweistufigen Verfahren wird dann zunächst der Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht beantragt. Der Mahnbescheid geht der Gegenseite (dem Schuldner) dann in amtlicher Zustellung zu und eine 14-tägige Widerspruchsfrist beginnt zu laufen.
Auf den Mahnbescheid folgt der Vollstreckungsbescheid, der (unwidersprochen) als vollwertiger Titel gilt. Damit lassen sich im gerichtlichen Mahnverfahren zwei Ziele parallel verfolgen:
- geht es auch weiterhin um die Realisierung der offenen Forderung: Die amtliche Zustellung und ihre möglichen Folgen (bspw. für die Bonität eines Schuldners) sorgen für zusätzlichen Schwung im gerichtlichen Forderungsmanagement.
- steht die Titulierung als gleichwertiges Ziel im Fokus: Sind Forderungen erst einmal tituliert, steht das volle Instrumentarium der Zwangsvollstreckung zur Verfügung und Inkassodienstleister können bspw. über eine Pfändung auch gegen den Willen des Schuldners auf dessen Vermögenswerte zugreifen.
Das gerichtliche Mahnverfahren markiert damit den Übertritt zwischen vorgerichtlichem Inkasso und nachgerichtlicher Zwangsvollstreckung.
Inkassoverfahren: Nachgerichtliches Forderungsmanagement & Zwangsvollstreckung
Damit bildet die Zwangsvollstreckung das zentrale Mittel in der Durchsetzung titulierter Forderungen im nachgerichtlichen Inkasso. Der Titel ist ein verbrieftes Recht auf eine Forderung, er garantiert einem Titelinhaber dieses recht für ganze 30 Jahre.
Um dieses verbriefte Recht durchzusetzen, kommt es im nachgerichtlichen Forderungsmanagement wiederum nicht auf die Kooperation des Schuldners an: Stattdessen lassen sich titulierte Ansprüche über die Zwangsvollstreckung nun auch unter Zwang, also gegen den Willen eines Schuldners, geltend machen. Dafür stehen unterschiedliche Pfändungsvarianten zur Verfügung.
Die vermeintlich klassische Taschen- oder Sachpfändung spielt dabei heute eine eher untergeordnete Rolle. Moderne Pfändungsmaßnahmen nehmen vielmehr Drittschuldner ins Visier. So richtet sich die >Lohnpfändung> bspw. gegen den Arbeitgeber eines Schuldners, die Kontopfändung stellt auf seine Bank ab usw.
Zusätzlich geht es in der nachgerichtlichen Inkassoarbeit auch immer darum, Schuldnerdaten aktuell zu halten & die Bonität des Schuldners im Blick zu behalten.
Titelüberwachung & Schuldnermonitoring
Denn nicht immer lassen sich Titel sofort durchsetzen: Haben Schuldner bspw. aktuell eine Vermögensauskunft abgegeben, läuft eine zweijährige Wohlverhaltensperiode, in der keine neuen Schulden gemacht werden dürfen. Verstoßen Schuldner gegen solche Auflagen, begehen sie einen Betrug, der strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Solche Details zu Schuldnern und ihrer Bonitätshistorie sind der Dreh- und Angelpunkt für ein sauberes Monitoring. Es geht darum, Zugriffsmöglichkeiten zu erkennen und dann auch zu nutzen. Verbessert sich die Bonität eines Schuldners, bspw. durch Heirat, Erbschaft oder berufliches Fortkommen, steigen die Realisierungschancen. Dann lassen sich selbst ältere Titel erfolgreich vollstrecken, und Forderungssachen werden angeschlossen.
Gläubiger, die auf Inkasso setzen, profitieren quer durch alle Stadien, in denen Forderungsmanagement stattfindet, von diesem konsequenten Ablauf. So stehen die Erfolgsaussichten im professionellen Forderungsmanagement heute besser denn je!